国务院公布的《地方志工作条例》指出：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”地方史志行文的要求是：内容表达准确，具有逻辑性。记述事物、事件和人物，寓观点于地方史志的记述之中。因此，各级地方史志编纂者均要坚持秉笔直书、述而不论原则。为了提高市、区（县）地方史志编纂质量，根据《地方志工作条例》《出版管理条例》《图书质量管理规定》《地方志书质量规定》和《湖南省地方志工作办法》等法规，结合地方史志工作实际，拟定《地方史志行文通则》。

一、书名 体裁 结构层次 标题 概述
（一）书名：市、区（县）志书的名称以下限之时的本行政区域名称冠名，

分别在《××市志》《××市××区志》《××县志》正下方或者竖排之时在其左边标明上限、下限年份，如《张家界市志》（1988—2001年）。

（二）体裁：志书的体裁包括述、记、志、传、图、表、录等，以志为主。附录的原始文献、补遗考订等资料具有重要存史价值。
  （三）结构层次：市、区（县）志按篇、章、节、目排列。
　　志书正文的层次按照以下规定的序号格式依次排列：
　　第一级：一、二、三、……
　　第二级：（一）（二）（三）……
　　第三级：1、2、3、……
　　第四级：（1）（2）（3）……
　　第五级：①②③……
　　（四）标题：简明准确，题文相符，以事项命标题，同一门类各级标题不重复。标题采用名词或者词组，不加修饰语，不宜过长。用汉字冠以次序，如“第一章”“第一节”。
　　（五）概述：市、区（县）志的篇、章之下二者可选一设无题概述，节之下不设概述。全书无题概述设置应该统一，能够反映事物发展的全貌和特点等。

二、文体文风

（一）地方志书使用规范的现代语体文记述（即使用书面语，慎用口语、方言和文白夹杂的半文言文）。使用陈述句和完成时态，不用祈使句、疑问句和未完成时态。

（二）地方志书行文严谨、朴实、简洁、流畅。据事直书，注意分寸。不用“狠抓”“大搞”“据不完全统计”等不确切的词语，不用“似乎”“有人认为”“由于种种原因”等模糊不清的词语。杜绝浮词、套话、假话、大话和空话，如“在×××领导下”“取得伟大的成就”等。不用评价词语，慎用“最大”“最高”“国内领先”“国际水平”等。

（三）地方志书的行文规范遵循国家关于出版图书行文方面的规定，包括文字规则、词语规则、语法规则、名称使用规则、标点符号使用规则、序数使用规则、数字书写规则、计量单位使用规则等。

（四）地方志书的语言文字遵照全国人大常委会于2000年通过的《国家通用语言文字法》。使用专业术语要规范准确，专业性过强的术语，使用之时应该加以注释说明。使用规范汉字，用词概念准确，符合现代汉语语法规范。规范汉字是指国务院于2013年6月5日公布的《通用规范汉字表》收录的8105个汉字。现代汉语部分字词在使用中出现不统一情况，为了志书编纂的统一性，须尽可能规范使用。“唯一”与“惟一”，统一使用“唯一”。“其他”与“其它”两者都可用时，统一用“其他”。“制定”与“制订”，法律、决定、规定、制度、章程用“制定”，计划、规章用“制订”。

（五）除引文和特殊情况（如某些史实记述涉及古人名、古地名、金石铭文等）必须用繁体字外，一律以国家语言文字工作委员会于1986年公布的《简化字总表》为依据，使用标准的简化汉字书写地方史志。

（六）标点符号宜使用新用法。标点符号使用规则适用国家标准化管理委员会等部门于2011年12月发布的国家标准《标点符号用法》（GB/T15834—2011）和《人民日报》于2016年公布的 《全新标点符号使用大全》（对原有的标点符号进行重新制定和修改）。标点符号的种类包括标号和点号，点号包括句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号。顿号用于并列词语之间，用于某些序次语之后；若相邻两数字连用为缩略形式，宜用顿号；相邻或者相近两数字连用表示概数不用顿号；标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间不用顿号。  

三、称谓运用

（一）名称和称谓运用规范。记述各个历史时期的朝代、机构、官职、地名等，均用当时名称。如不称清王朝为“满清”。各种组织、机构、法律法规、文件、会议以及专有名词等专有名称在第一次出现时使用全称，后续文中可以用规范的简称。非物质文化遗产简称“非遗”，不得使用“非遗文化”等错误提法；已被列入非物质文化遗产代表性项目名录的，称为“非物质文化遗产代表性项目”；经各级文旅部门认定的传承人，称为“非物质文化遗产代表性传承人”。

（二）除了引文和特殊情况之外，称谓以第三人称记述。不用“我党”“我省”“我市”“我县”“我局”等第一人称，必须直书其名。如“我党”应该写为“中国共产党”。

（三）不同时期的国家、党派、团体、机构、职务、地名，均用当时名称，不用泛指名称（如：“中央”，应该写明“中共中央”），不以今称代替。历史地名使用当时名称且冠以朝代名称，并括注今地名，如清代永定县（今名为永定区）。使用乡、村地名应该冠以县名。今地名使用各级人民政府审定的标准地名。

（四）对于人名，一般直书其姓名。不在姓名之后加上身份词和“同志”“先生”“女士”之类称谓，不冠褒贬词语。必须说明职务及其身份的，首次出现之时可在人名之前冠以时任职务或者职称，如“中共湖南省委书记×××”。人物生卒年份等用阿拉伯数字表述，并且在括号内注明人物生卒年份，如“鲁迅（1881～1936年）”。

（五）凡是外国的国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊等翻译名，均以新华社的翻译名为准。外国人名在第一次出现时，须用括号注明其外文原名。

（六）各种名称在志书中第一次出现时，一般用全称。如果名称过长，可在第一次出现时注明已经流行的简称（如国家民族事务委员会简称国家民委；中华全国文学艺术界联合会简称全国文联；中共湖南省委员会简称中共湖南省委）。

湖南省省级机构，不能略去“湖南省”三字。除非在同一段中前面用了全称，其后面可略去“湖南省”三字。图表表题和脚注中的湖南省省级机构，则不能略去“湖南省”三字。不能将“中华人民共和国建立以前”或“中华人民共和国建立以后”简称为“建国前”和“建国后”。使用“新中国建立前”等词语取代“建国前”；使用“新中国建立以后”等词语取代“建国后”。

（七）动物、植物、矿物等名称，使用标准学名，并且括注拉丁文。记述自然资源涉及本地生物名称的，首次出现时采用二名法，括注本地俗名。

（八）跨区域的山脉、河流、湖泊、水库、公路、铁路、航线、文物、名胜古迹等，其名称和数据以国家有关主管部门公布的名称为准。

四、时间表述

（一）时间表述精准，指代明确。事情发生的时间表述写明具体时间（何年何月），年份、月份书写准确，不用“去年”“今年”“上月”“本月”等时间代词。不用“以前”“最近”等不准确的时间概念，不用时间简称，如：“2025年”不能写作“25年”。

（二）历史朝代名称使用规范的通称，以商务出版社出版的新版《现代汉语词典》附录的“我国历代纪元表”为准。中华民国成立以前的历史纪年，先书写朝代年号，后括注公元纪年，如清代光绪二十八年（1902年）。同一皇帝几易年号，在首次出现新年号时应冠帝号，如唐玄宗开元九年（721年），唐玄宗天宝元年（742年）。在一页中连续出现的相近年代，可不注明公元纪年，如民国10年（1921年）……民国12年。记述民国时期中国共产党领导的革命根据地和苏区，使用公元纪年，不用民国纪年。

（三）年代的起止号使用一字连接线，如1921—2021年。用汉字表示时，宜使用浪纹线连接号，如清代光绪三～九年。

五、数字书写

（一）数字书写适用国家标准化管理委员会等部门于2011年7月发布的国家标准《出版物上数字用法》（GB/T15835—2011）。所有数据应该精确计算，保证准确无误。统计数据的使用符合国家统计法律、法规的有关规定，数据的含义、统计口径和计算方法等清楚、准确。采用的统计数据以统计部门公布的法定数据为准。统计部门没有统计的，采用业务主管部门提供的数据。

（二）使用汉文数字的有以下种类：

从上古至清代的朝代纪年、农历年月日使用汉文数字，如清代光绪二十年（1894年）五月初五端午节等。

含有月、日简称表示事件和节日的词组使用汉文数字。如果涉及一月、十一月、十二月，应当用间隔号“· ”将月和日的数字隔开，并且外加引号，避免歧义。涉及其他月份之时，不使用间隔号。如：“一·二八”事变、“一二·九”运动、“五四运动”。

不定数、概数、次序数，如七八天、几千米、第一篇、第二名、第三届等使用汉文数字。表示概数、连用的两个数字之间不用顿号隔开，如：不能把二三米写成二、三米。一百以来的次序数不用阿拉伯数字，如：不能把第十章写成第10章。

习惯用语、成语、叙述性文字中的数字以及数字专门名称使用汉文数字，如星期一、三等舱、九三学社、第四季度、十一届三中全会、二元论、乱七八糟、一年四季等。

（三）使用阿拉伯数字的有以下种类：

表示公历世纪、年代、年、月、日和时刻使用阿拉伯数字，如：20世纪80年代；1986年8月参加工作；10月1日下午3点。中华民国纪年，如民国37年（1948年）。

记数与计量使用阿拉伯数字，如：41302，1/1000，35%，3∶1，150平方米，500种、600公斤。

部队番号、文件编号、证件号码、代号、代码和序号中的数字使用阿拉伯数字，如：8462部队，国办发[1987]09号文件、83号汽油、第8届年会、21/22次特别快车。

统计数字的书写使用阿拉伯数字：1～5位数写绝对数，如59899元。6～8位数以万为单位，9位数以上以亿为单位；凡是数据，保留小数点后两位数字，可以四舍五入。如可把345854元简写为34.59万元；可把1378318643元简写为13.78亿元。

（四）表示用阿拉伯数字书写数值范围，使用浪纹线连接号“～”，如30～40公里。

（五） 某个数字的书写形式需要照顾上文、下文。不是出现在一组表示计量和统计数字中的个位数可以用汉字，如一个人、两种可能、三本图书、四种产品、五条意见、读了六遍。

（六）引文注释之中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，均可使用阿拉伯数字。例：许慎撰：《说文解字》，四部丛刊卷六，第九页。许慎著：《说文解字》，中华书局1963年，第126页。

六、计量单位

（一）计量单位的适用，遵照国务院于1984年2月发布的《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》，掌握《中华人民共和国法定计量单位使用方法》。历史上使用的旧计量单位名称，可以照实记载。凡是读者不太熟悉的计量单位名称（如“斗”“石”等）第一次出现时，予以加注说明。

（二）计量单位使用国务院于1984年2月公布的《中华人民共和国法定计量单位》。计量单位的名称、符号书写，应该符合国家标准《有关量、单位和符号的一般原则》（GB3100—3102—1993）的规定。 

法定计量单位要使用公制。如长度的“公尺”“公分”，分别改为“米”“厘米”；把公里写为“千米”。土地面积计量单位名称使用平方米或者公顷，把土地面积的“亩”改为平方米，不能把平方米写为平米；把平方公里写为“平方千米”。体积用立方米等。质量用千克或吨。容积用升等。时间用小时、分钟等。温度使用符号℃。

（三）在行文中不得夹杂使用计量单位符号、数学符号、化学分子式以及其他符号。但是在公式中均应使用各种符号。

七、引文注释

（一）引文和需要说明的专用名词、特定事物，均应注释，引文以及重要资料注明参考文献出处。为了查找原文，注释简短的加圆括号，用文内注；注释较长的用页末注（脚注），页末注系将注释写该本页的最下边。标符不必一律标于全句之尾，宜标于需要注释之处。注释一段引文的标准位置是：句号在引号之内的，标符置于引号之外。

（二）引文的注释符合学术规范，做到要素齐备。引用书籍中的资料，应该注明作者姓名、书名、出版单位、出版年份和所引资料卷、页次，如吴玉章著：《辛亥革命》，人民出版社，1961年，第××页。引用文件中的资料，应该注明发文单位、年度、字别文号、标题。如国办发[1981]87号文件《国务院关于加强医药管理的决定》。

（三）应该直接引用原著，尽量不用转引。如找不到原著，只好转引别人的引文时，一定要注明转引自何书、何文。   （四）所有引文、附录、选录，必须忠于原著，不得任意改动。如原文有错字、漏字，可将改正或增补之字置于后面的括号里；如原文有残缺的文字，则用“□”充填，缺多少字就填多少“□”。

（五）重要文献可以全文附录或者选录部分。行文中的选录部分，第一行空四格书写，以下各行皆空两格书写。

八、图、表以及照片

（一）图、表的运用，既要避免图文、表文脱节，又要避免重复、矛盾。

（二）地图、图样、照片等图片均须颜色浓实、色别分明、画面整洁，能够制成清晰的铜板。插图穿插在相关文字的后面或者附近，致使图、文相配。同一章有两幅以上插图，可标注图号，如图1、图2……照片可集中排在志书的文字前面。不要把图片贴在文稿上，而应在文稿中按照制版大小，画上其位置，并且注明图片的序码，写上图片说明。

（三）精选一些年表、人表、事表和统计表插入有关章、节之中。所用统计表必须是记叙一地各方、一方各业、一业诸事、一事多年，并能用数字表述其状况的事物。

表格包括表序、表题、表体、表注四个部分。表题应该具有地方（单位）、时间、事项三个要素。表题居中排列，左侧排表格序号（如表1-1-1，即第一篇第一章第一表），右侧标计量单位（如“单位：万元”）。表体由纵标目和横标目组成，本着便于排印、便于阅读的原则，量体裁衣，精心制作。纬短经长则制竖表，纬长经短则制横表，力求经纬皆完整地排列在一页之内或先双后单的两个内页之中，尽量避免大页折合或转页续表。表注对资料来源和表内某些问题的注释，排于表体之下。

（四）图照的选用注意典型性和存史价值的统一，遵守国家规定，把握选用尺度。图照与文字内容相配合，图照的说明文字要准确。除立传人物外，地方领导人和地方志书编纂人员的标准像不得入志。

（湖南省地方志专家库专家戴楚洲整理）